SURAT MENYURAT
A.
Pengertian
Surat
Surat merupakan suatu sarana komunikasi tertulis untuk
menyampaikan informasi, pernyataan atau pesan kepada pihak lain yang mempunyai
keperluan kegiatan dengan bentuk tertentu. Dengan demikian surat membawa
informasi, pernyataan atau pesan yang diharapkan informasi itu akan
tersampaikan kepada yang dituju oelh penulis surat.
Apabila ditinjau dari sifatnya, surat adalah jenis karangan
paparan, sebab pengirim surat mengemukakan maksud dan tujuannya, menjelaskan
apa yang dipikirkannya dan dirasakannya melalui surat. Berbeda halnya jika
ditinjau dari wujud penuturannya, surat merupakan percapakan tertulis, dari
seseorang kepada seseorang, dari seseorang kepada lembaga, dari lembaga kepada
seseorang, atau dari lembaga ke lembaga. Apabila ditinjau dari fungsinya, surat
merupakan sarana komunikasi tertulis. Komunikasi tersebut dapat berupa
pengumuman, pemberitahuan, keterangan dan sebagainya.
B.
Fungsi
Surat
Surat merupakan salah satu sarana
komunikasi berbahasa tulisan. Dari berbagai jenis surat yang biasa digunakan
dapat dikelompokan kedalam beberapa fungsi surat sebagai salah satu sarana
dalam kegiatan berbahasa tulis, sebagai berikut:
1.
Sebagai
alat komunikasi
Dalam hal ini surat dapat berfungsi
untuk menyampaikan informasi. Informasi yang dimaksud dapat berupa
pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penawaran, laporan usulan, dan
sejenisnya.
2.
Sebagai
wakil penulis
Pada fungsi ini surat dapat mewakili
keinginan penulis, sehingga penulis tidak perlu bersusah payah untuk
bertemu dengan penerima surat, yang mungkin jarak tinggalnya cukup jauh.
Harapan dan keinginan penulis cukup diungkapkan dan diwakili oleh surat
tersebut.
3.
Sebagai
alat bukti historis
Surat merupakan wujud kegiatan
berbahasa tertulis, sehingga dapat dibedakan sebagai bukti historis. Contohnya
ialah surat-surat pada arsip lama yang dapat digunakan sebagai bahan penelitian
atau pengkajian guna mengetahui kegiatan atau keadaan suatu intansi atau
sesuatu hal pada masa yang lampau.
4.
Sebagai
pedoman pelaksanaan kerja
Sebagai wujud tertulis, surat dapat
berupa ketentuan atau pedoman bagi pelaksanaan sesuatu. Surat-surat yang
dimaksud pada fungsi ini, misalnya surat keputusan, intruksi, surat edaran, dan
sebagainya.
5.
Sebagai
alat pengingat
Surat dapat disimpan dan diamankan,
sehingga dapat dijadikan sebagai pengingat apabila terdapat kehilapan terhadap
pesan surat. Contoh-contoh surat dalam fungsi ini ialah surat-surat yang
diarsipkan dan sewaktu-waktu dapat dibuka lagi untuk mempermudah penyelesaikan
suatu masalah atau pekerjaan.
6.
Sebagai
alat bukti tertulis
Surat dapat dijadikan sebagai bukti
tertulis dari sesuatu urusan, sehingga jika terjadi kekeliruan atau
kesalahpahaman surat merupakan bukti tertulis. Contohnya, surat perjanjian,
surat sewa menyewa, surat jual beli, surat wasiat, dan sebagainya.
7.
Sebagai
alat untuk memperpendek jarak dan penghemat tenaga
Surat dapat dijadikan medai hantar
informasi yang tidak terhambat oleh jarak; dengan surat hambatan jarak tidak
menjadi alasan pemborosan energi dan waktu.
C. Syarat
Penulisan Surat Yang Baik
Secara garis besar suatu surat dapat dikatakan baik apabila memenuhi
kriteria berikut ini:
a)
Surat
disusun dengan teknik penyusunan yang benar, yaitu:
·
Penyusunan
letak bagian-bagian surat (bentuk surat) tepat sesuai dengan aturan atau
pedoman yang telah ditentukan.
·
Pemakaian
kertas sesuai dengan ukuran umum.
b)
Isi
surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Hal ini
dimaksudkan agar penerima dapat memahami isi surat dengan cepat, tepat, tidak
ragu-ragu dan pengirim pun memperoleh jawaban secara cepat sesuai yang
dikehendaki.
c)
Bahasa
yang digunakan haruslah bahasa Indonesia yang benar atau baku, sesuai dengan
kaidah bahasa Indonesia, baik mengenai pemilihan kata, ejaan, bentuk kata,
maupun kalimatnya. Selain itu, bahasa surat haruslah efektif. Bahasa surat juga
harus wajar, logis, hemat kata, cermat dalam pemilihan kata, sopan, dan
menarik. Nada surat harus hormat, sopan dan simpatik. Sedapat mungkin hindari
pemakaian bahasa asing yang padanannya sudah ada dalam bahasa Indonesia.
Untuk menyusun surat yang baik,
penulis harus mengindahkan hal-hal berikut:
1)
Menetapkan
lebih dahulu maksud surat,
yaitu pokok pembicaraan yang ingin disampaikan kepada penerima surat, apakah
itu berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan atau hal
lain.
2)
Menetapkan
urutan masalah yang akan dituliskan.
3)
Merumuskan
pokok pembicaraan itu satu persatu secara runtut, logis, teratur dengan
menggunakan kalimat dan ungkapan yang menarik, segar, sopan, dan mudah
ditangkap pembaca.
4)
Menghindarkan
sejauh mungkin penggunaan singkatan kata atau akronim, lebih-lebih yang tidak
biasa atau singkatan bentuk sendiri.
5)
Memperhatikan
dan menguasai bentuk surat dan penulisan bagian-bagiannya.
6)
Mengikuti
pedoman penulisan ejaan dan tanda baca sebagaimana digariskan oleh Pedoman Umum
Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan dan Pedoman Pembentukan Istilah dalam
Bahasa Indonesia.
Syarat lain yang harus dipenuhi dalam menyusun surat yang baik
ialah
a) memahami kedudukan masalah yang
dikemukakan;
b) memahami peraturan-peraturan
yang terkait dengan masalah itu;
c) mengetahui posisi dan bidang
tugasnya;
d) hal-hal yang terkait dengan
ketatausahaan.
D.
Contoh Surat
PEMERINTAH KABUPATEN BANDUNG BARAT
DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAH
RAGA
UPTD PENDIDIKAN TTK/SD DAN PNF
KECAMATAN BLABLABLA
Alamat : Jl.Gading, Desa Cibenda,
Kec. Blabla. Kab. Bandung Barat. 40764
==================================================================
Bandung,
20 Juli 2014
Nomor
: 076/8876/VI/2014
Kepada:
Sifat
:
Penting
Yth. Kepala Sekolah Dasar Kec. Blablabla
Prihal
: Undangan
di
Tempat
Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga melalui satuan kerja
UPTD Pendidikan TTK/SD dan PNF Kecamatan Blablabla, Kabupaten Bandung Barat
akan mengadakan rapat koordinasi pelaksanaan Ujian akhir Nasional yang akan
dilaksanakan pada:
Hari,
Tanggal
: Senin, 27 Juli 2014
Waktu
: Pukul 09:00 - 13:00 WIB
Tempat
: Aula Sekolah Dasar Negeri
Kebongelang
Jl. Saguling. No,32. Kecamatan Blablabla.
Berhubung sangat pentingnya pertemuan tersebut karena akan
membahas sitem dan tata cara pelaksanaan Ujian Nasional Sekolah dasar Tahun
2014, maka diharapkan kehadiran Bapak/Ibu Kepala Sekolah di tempat dan waktu
yang sudah ditetapkan diatas.
Demikian, atas perhatiannya kami sampaikan terimakasih.
KEPALA
DINAS PENDIDIKAN
UPTD
KECAMATAN BLABLABLA
Drs.
TATANG SUHENDAR
NIP.126889765492013
E. Bagian –
Bagian Surat
Bagian-bagian surat adalah kelompok-kelompok pada sebuah
surat, sehingga susunan surat menjadi jelas, baik, menarik dan sesuai dengan
peraturan surat menyurat yang resmi. Penempatan atau letak
bagian-bagian surat tergantung pada masing-masing bentuk surat yang dipakai.
Masing-masing bagian surat mempunyai kegunaan-kegunaan tertentu diantaranya:
a) Untuk mengetahui dari perusahaan atau instansi mana surat tersebut dikirimkan.
b) Untuk mengetahui kota, tanggal dan tahun surat dikeluarkan.
c) Untuk mengetahui tentang atau perihal apa surat itu dikirimkan.
d) Untuk mengetahui maksud dan tujuan serta keinginan dan pengirim.
e) Untuk mengetahui siapa nama dan jabatan penanggung jawab surat tersebut.
f) Untuk mengetahui, mungkin ada dokumen-dokumen yang dilampirkan yang
terkait dengan isi surat.
Sebuah
surat terdiri dari bagian-bagian surat yang disusun menurut bentuk atau format
tertentu yang telah disepakati. Apabila disebut secara utuh atau menyeluruh,
bagian-bagian surat itu terdiri dari:
1) Kepala
Surat.
Setiap
surat resmi baik niaga maupun pemerintah pasti mempunyai kepala surat atau kop
surat. Kepala surat berfungsi sebagai identitas dari mana surat itu dibuat,
siapa yang mengirim surat, dan bisa juga digunakan sebagai alat promosi
khususnya untuk surat niaga.
Penulisan
kepala surat memang bebas menurut selera dari masing-masing lembaga, akan
tetapi untuk surat resmi pemerintah ada aturan baku yang telah digariskan oleh
lembaga yang bersangkutan. Aturan baku tersebut antara lain:
a) Dalam kepala surat harus tercantum:
nama lembaga, alamat lembaga, nama kota dimana lembaga itu berada.
b) Dapat dicantumkan juga logo atau
lambang lembaga, nomor telepon, faxcimile, dsb.
c) Tidak boleh dibuat terlalu besar
agar tidak mengganggu keindahan surat.
d) Penulisan organisasi induk tidak
boleh lebih besar dari nama organisasi yang membuat surat.
2) Tanggal
Surat
Ada
dua cara penulisan tanggal surat, yaitu:
·
Jika
penulisan tanggal surat menggunakan kertas surat yang sudah berkop maka tidak
usah menuliskan nama kota.
·
Jika
penulisan tanggal surat menggunakan kertas tanpa kop surat, maka nama kota
dapat dituliskan.
3) Nomor
Surat
Penulisan
nomor surat ditulis lengkap tidak boleh disingkat No. Sebutan kata yang
digunakan Nomor bukan Nomer. Nomor ini ditulis sejak nomor satu sampai surat
yang dikeluarkan pada hari ini. Hal tersebut akan mempermudah pencarian surat.
4) Lampiran
Penulisan
kata lampiran ditulis utuh tidak disingkat dengan kata Lamp. Lampiran adalah
berkas yang disertakan bersama surat yang dikirimkan. Jika menerima surat
disebutkan lampiran beserta jumlahnya, maka harus dicek kebenarannya.
5) Hal atau
Perihal
Hal
atau perihal adalah bagian yang menunjukkan pokok isi surat. Isi dari hal ini
singkat saja, jika agak panjang bisa dijadikan dua atau tiga
baris agar tidak mengganggu format.
6) Alamat
Dalam
Penulisan
alamat dalam dapat ditulis sbb:
a) Penulisan kata Yth. mengikuti orang
yang dikirimi surat.
b) Yang diberikan kata Yth.
adalah orangnya bukan lembaganya.
7) Salam
Pembuka
Salam
pembuka ditunjukkan untuk menunjukkan sikap hormat kepada penerima surat. Contoh
salam pembuka:
a) Dengan hormat,
b) Assalamu’alaikum wr. wb,
8) Isi Surat
·
Alinea
pembuka
Jika
kita menulis surat, maka jangan langsung berbicara mengenai pokok suratnya akan
tetapi didahului dengan pembukaan yang penemptannya pada alinea pembuka. Contoh
alinea pembuka antara lain:
a) Dengan ini kami beritahukan bahwa
.............
b) Kami beritahukan bahwa
...............................
c) Berkenaan dengan surat Saudara
tanggal ...... Nomor .......
·
Isi
surat
Isi
surat merupakan inti dari surat. Isi surat harus ditulis secara singkat, jelas,
dan sopan.
·
Alinea
penutup
Alenia
penutup digunakan untuk menyampaikan rasa terima kasih kepada penerima surat.
Contoh:
a) Atas perhatian Bapak, kami ucapkan
terima kasih.
b) Atas bantuan Bapak, kami ucapkan
terima kasih.
9) Salam
Penutup
Salam
penutup tidak begitu penting. Tetapi dalam surat niaga atau surat pribadi
sering digunakan seperti:
a) Hormat kami,
b) Wa’alaikum salam.
10) Nama
Jabatan
Nama
jabatan perlu dicantumkan untuk mengetahui siapa pejabat yang bertanggung jawab
terhadap surat tersebut.
Contoh:
a) Direktur,
b) Kepala
11) Nama
Terang dan NIP
Nama
terang penanda tangan surat penting untuk dicantumkan untuk mengetahui siapa
yang bertanggung jawab terhadap isi surat tersebut dan dengan siapa kelak
berhubungan jika dikemudian hari membutuhkan tindak lanjut. Jika pejabat
tersebut PNS maka perlu juga mencantumkan NIP.
12) Tembusan
Tembusan
adalah surat yang dibuat dengan tindasan kabon ditujukan kepada pihak-pihak
yang ada hubungannya dengan isi surat terutama yang menyangkut urusan
pembiayaan sebagai akibat dikeluarkannya surat tersebut.
13) Inisial
Inisial
lazim dcantumkan pada surat niaga sedangkan pada surat dinas pemerintah
biasanya hanya dicantumkan paraf dari orang yang mengonsep atau membuat surat
saja. Apabila pembuat surat tidak mengetik sendiri suratnya, maka perlu
mencantumkan singkatan pengetiknya. Contoh: FMI/PP atau fmi/pp.
F.
Jenis Surat
1.
Berdasarkan Sifat Surat
Berdasarkan sifatnya surat dapat digolongkan menjadi lima jenis
yaitu :
a)
Surat Pribadi
Surat pribadi adalah
surat-surat yang bersifat kekeluargaan, surat-surat yang berisi masalah
keluarga, baik tentang kesehatan, keuangan keluarga dan sebagainya.
b)
Surat
Dinas Pribadi
Surat dinas pribadi disebut juga surat setengah resmi adalah
surat-surat yang dikirimkan dari seseorang atau pribadi kepada
instansi-instansi, perusahaan-perusahaan, ataupun jawatan-jawatan.
c)
Surat
Dinas Swasta
Surat dinas swasta disebut juga surat resmi adalah surat-surat
yang dibuat oleh instansi-instansi swasta, yang dikirimkan untuk para
karyawannya ataupun untuk para relasinya atau langganannya atau instansi
–instansi lain yang terkait.
d)
Surat
Niaga
Surat niaga adalah surat yang berisi, soal-soal perdagangan yang
dibuat oleh perusahaan yang dikirimkan kepada para langganannya.
e)
Surat Dinas Pemerintah
Surat dinas digunakan
untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor.
Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu
instansi Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis,
alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas
perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat
instruksi Ciri-ciri surat dinas:
·
Menggunakan kop surat
dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
·
Menggunakan nomor
surat, lampiran, dan perihal
·
Menggunakan salam
pembuka dan penutup yang baku
·
Menggunakan bahasa
baku atau ragam resmi
·
Menggunakan cap atau
stempel instansi atau kantor pembuat surat
·
Format surat tertentu
2. Berdasarkan Wujud Surat
Penggolongan surat berdasarkan wujudnya dapat dibagi kedalam
tujuh jenis, yaitu :
a)
Surat Yang menggunakan
Kartu Pos
Kartu pos adalah
blanko yang dikeluarkan oleh Perum Postel atau instansi lain yang telah diberi
izin Perum Postel untuk mencetaknya asal sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang
telah ditetapkan Perum Postel.
b)
Warkat
Pos
Warkat pos adalah sehelai kertas yang telah dicetak dengan
memakai lambaga dan petunjuk penulisan berita, yang dikeluarkan oleh perum
postel atau instansi lain yang telah diberi izin.
c)
Surat
Bersampul
Surat bersampul adalah surat-surat yang isinya atau beritanya
ditulis pada kertas lain, kemudian kertas surat tersebut dimasukkan kedalam
sampul atau amplop.
d)
Surat
Terbuka dan Surat Tertutup
Surat terbuka adalah surat-surat yang isinya dapat dibaca oleh
umum misalnya, surat dari pembaca kepada pembaca atau surat yang dikirimkan
oleh pembaca untuk pemerintah, instansi lain, melalui redaksi surat kabar,
majalah, tabloid, dan sebagainya.
e)
Memorandum
dan Nota
Memorandum adalah salah satu alat komunikasi berupa surat-surat
dilingkungan dinas yang penyampaiannya tidak resmi dan digunakan secara intern
(didalam lingkungan sendiri baik perusahaan ,instansi lainnya). Nota adalah
merupakan alat komunikasi kedinasan antara pejabat dari suatu unit organisasi
yang digunakan secara intern dalam lingkungan sendiri, tetapi bersifat resmi.
f)
Telegram
Telegram adalah suatu alat komunikasi dengan cara menyampaikan
berita-berita melalui radio atau pesawat telegram mengenai sesuatu hal yang
perlu segera mendapat penyelesaian dengan cepat. Isi telegram berupa
tulisan-tulisan singkat yang dikirimkan dari jarak jauh.
g)
Surat
Biasa
Surat biasa adalah surat-surat yang isinya tidak mengandung
rahasia walaupun terbaca oleh orang lain, seperti surat undangan pernikahan
atau khitanan, surat pertemuan para siswa untuk rekreasi dan sebagainya.
3. Berdasarkan Keamanan Isinya.
Berdasarkan keamanan isinya, surat dapat digolongkan menjadi tiga jenis yaitu :
a)
Surat Sangat Rahasia
Surat-surat yang
digunakan untuk surat-surat yang berhubungan dengan keamanan Negara atau
surat-surat yang berupa Dokumen Negara, sehingga bila surat ini jatuh ketangan
yang tidak berhak maka akan membahayakan masyarakat atau Bangsa dan Negara.
b)
Surat
Rahasia
Surat-surat yang isinya harus dirahasiakan, tidak boleh dibaca oleh orang lain, karena bila jatuh ketangan orang yang tidak berhak, akan merugikan perusahaan atau instansi tersebut.
Surat-surat yang isinya harus dirahasiakan, tidak boleh dibaca oleh orang lain, karena bila jatuh ketangan orang yang tidak berhak, akan merugikan perusahaan atau instansi tersebut.
c)
Surat konfidensial
Surat-surat yang termasuk surat rahasia juga,
karena isinya tidak boleh diketahui orang lain cukup hanya diketahui oleh
pejabat yang bersangkutan, karena kalau jatuh kepada orang yang tidak berhak
akan mencemarkan nama baik orang tersebut. Contohnya surat laporan tentang
karyawan yang korupsi.
4. Berdasarkan Proses Penyelesaiannya
Surat berdasarkan proses penyelesaiannya dapat digolongkan menjadi tiga jenis, yaitu:
a)
Surat Sangat Segera
atau Surat Kilat.
Surat yang harus
dikirimkan dengan sangat segera atau kilat adalah surat yang harus ditangani
secepat mungkin pada kesempatan yang pertama karena surat ini harus segera
dikirimkan secepatnya karena penerima harus cepat menanggapi dan
menyelesaikannya.
b)
Surat
Segera
Surat yang secepatnya diselesaikan tetapi tidak perlu pada kesempatan yang pertama dan segera dikirimkan supaya mendapat tanggapan dan penyelesainya dari pihak penerima.
Surat yang secepatnya diselesaikan tetapi tidak perlu pada kesempatan yang pertama dan segera dikirimkan supaya mendapat tanggapan dan penyelesainya dari pihak penerima.
c)
Surat
Biasa
Surat-surat yang tidak perlu tergesa-gesa untuk penyelesaian karena tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima.
Surat-surat yang tidak perlu tergesa-gesa untuk penyelesaian karena tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima.
5. Berdasarkan Dinas Pos
Surat berdasarkan pos dapat digolongkan menjadi :
a) Surat Biasa
Surat yang menurut penggolongan dinas pos, surat yang dibuat
oleh seseorang yang isinya atau sifatnya biasa atau tidak begitu penting,
karena pada umumnya surat ini tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya
dari penerima, dengan demikian surat-surat ini penyampaiannya kepada tujuan
atau penerima waktunya tidak dipastikan, tetapi biaya yang dikenakan dinas pos,
prangkonya cukup murah.
b) Surat Kilat
Surat-surat yang secepatnya ditangani supaya mendapat tanggapan
dan penyelesaian yang secepatnya pula dari penerima. Oleh karena itu surat
kilat cara penyampaiannya, ongkos pengirimannya atau prangkonya lebih mahal
dari surat biasa.
c) Surat Kilat Khusus
Surat-surat yang dibuat seseorang yang isinya sangat penting dan
harus segera ditangani supaya mendapat tanggapan dan penyelesaian yang
secepatnya dari penerima .
d) Surat tercatatAdalah surat
yang dibuat oleh seseorang yang isinya sangat penting, sehingga harus segera
ditangani dan diselesaikan secepatnya supaya surat tersebut mendapat tanggapan
dan penyelesaian secepatnya pula dari pihak penerima, surat inipun hampir sama
dengan kilat khusus, cara penyampaiannya oleh dinas pos sangat diutamakan
ongkosnya atau prangkonya mahal.
Sumber :
Hisyam,
Djihad.2008.Korespondensi Bahasa Indonesia Dalam Teori dan Praktik.Yogyakarta.UNYpress.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar